|
facebook

การศึกษาปัญหา ความต้องการ และแนวทางในการแก้ไขปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์

โดย

นายสุชาติ ฤกษ์โอรส

 

 

บทคัดย่อ

การศึกษาปัญหา ความต้องการ และแนวทางในการแก้ไขปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ มีวัตถุประสงค์ 1) เพื่อศึกษาปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ ทั้ง 5 ด้าน ได้แก่ การผลิตเอกสาร การรับส่งเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การยืมและการสืบค้นเอกสาร และการทาลายเอกสาร 2) เพื่อศึกษาความต้องการในการแก้ไขปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ และ 3) เพื่อนาเสนอแนวทางในการแก้ไขปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยคือแบบสอบถาม โดยทาการวิจัยเชิงสารวจจากบุคลากรสายสนับสนุนของสถาบันฯ ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับเอกสาร จานวน 292 คน สถิติที่ใช้ในการวิจัยคือ ค่าร้อยละ ค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน การทดสอบ t-Test และ F-Test ผลการศึกษา พบว่า

1. บุคลากรส่วนใหญ่เป็นเพศหญิง ร้อยละ 71.2 และเป็นเพศชาย ร้อยละ 28.8 ซึ่งมีอายุระหว่าง 31-40 ปี ร้อยละ 36.3 รองลงมาคือ อายุ 41-50 ปี ร้อยละ 25.0 มีอายุงานในสถาบัน 1-10 ปี ร้อยละ 56.5 รองลงมาคือ อายุงาน 11-20 ปี ร้อยละ 22.9 ส่วนใหญ่รับผิดชอบงานบริหารและธุรการ ร้อยละ 37.0 รองลงมาคืองานคลัง ตรวจสอบ และพัสดุ ร้อยละ 12.3 ด้านประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร ส่วนใหญ่บุคลากรมีประสบการณ์ 1-10 ปี ร้อยละ 63.0 รองลงมามีประสบการณ์ 11-20 ปี ร้อยละ 22.6 ส่วนใหญ่จบการศึกษาระดับปริญญาโท ร้อยละ 44.5 รองลงมาคือระดับปริญญาตรี ร้อยละ 44.2 ด้านสถานะส่วนใหญ่เป็นพนักงานสถาบัน ร้อยละ 55.8 รองลงมาเป็นข้าราชการ ร้อยละ 27.1 ในส่วนของหน่วยงานในสังกัดส่วนใหญ่สังกัดสานักบรรณสารการพัฒนา ร้อยละ 11.6 รองลงมาสังกัดกองงานผู้บริหาร ร้อยละ 9.9

2. บุคลากรมีปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันพัฒนบริหารศาสตร์ภาพรวมอยู่ในระดับปานกลาง และมีปัญหาการบริหารงานเอกสารทั้ง 5 ด้านอยู่ในระดับปานกลาง โดยมีปัญหาด้านการทาลายเอกสารเป็นลาดับที่ 1 รองลงมาคือปัญหาด้านการจัดเก็บเอกสาร ปัญหาด้านการผลิตเอกสาร ปัญหาด้านการยืมและการสืบค้นเอกสาร และน้อยที่สุดคือ ปัญหาด้านการรับส่งเอกสาร ตามลาดับ

3. ความต้องการในการแก้ไขปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันพัฒนบริหารศาสตร์ ผลการศึกษา พบว่า ด้านการผลิตเอกสาร ความต้องการแก้ปัญหาอันดับแรกคือ กาหนดรูปแบบการพิมพ์ที่มีมาตรฐานเดียวกัน ด้านการรับส่งเอกสาร ความต้องการแก้ปัญหาอันดับแรกคือ กาหนดแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการรับส่งเอกสารให้ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ด้านการจัดเก็บเอกสาร ความต้องการแก้ปัญหาอันดับแรกคือ ขอให้มีการอบรมเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารโดยตรงและต่อเนื่อง เพื่อให้มีระบบการจัดเก็บเอกสารเป็นมาตรฐานเดียวกัน ด้านการยืมและการสืบค้นเอกสาร ความต้องการแก้ปัญหาอันดับแรกคือ ควรมีการจัดทาระบบการเก็บเอกสารที่ถูกต้องและชัดเจน เพื่อสะดวกในการสืบค้นและสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว และด้านการทาลายเอกสาร ความต้องการแก้ปัญหาอันดับแรกคือ ดาเนินการทาลายเอกสารให้เป็นไปตามระเบียบทุกปี

4. แนวทางในการแก้ไขปัญหาการบริหารงานเอกสารของหน่วยงานภายในสถาบันพัฒนบริหารศาสตร์ในแต่ละด้านมีดังนี้ ด้านการผลิตเอกสาร หน่วยงานฯ ในสถาบันควรมีการกาหนดรูปแบบมาตรฐานการผลิตหนังสือราชการ เป็นรูปแบบเดียวกัน เพื่อความสะดวกในการจัดทาและผลิตเอกสาร ด้านการรับส่งเอกสาร สถาบันฯ ควรกาหนดแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการรับส่งเอกสารให้ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อป้องการการเกิดความล่าช้าในการรับส่งเอกสาร ด้านการจัดเก็บเอกสาร สถาบันฯ ควรจัดให้มีการอบรมเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารโดยตรงและต่อเนื่อง เพื่อให้มีระบบการจัดเก็บเอกสารเป็นมาตรฐานเดียวกัน นอกจากนี้กาหนดให้มีบุคลากรที่รับผิดชอบเรื่องการจัดเก็บเอกสารโดยตรง ด้านการยืมและการสืบค้นเอกสาร ควรมีการจัดทาระบบการยืมเอกสารที่เป็นรูปธรรม และด้านการทาลายเอกสาร ควรมีการกาหนดระเบียบขั้นตอนการทาลายเอกสารที่เป็นรูปธรรม สามารถปฏิบัติตามได้ รวมถึงอาจมีการกาหนดบทลงโทษหากมีการละเลยไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่วางไว้ นอกจากนี้ควรมีการกาหนดคุณค่าของเอกสารแต่ละประเภท เพื่อประโยชน์ในการทาลายเอกสาร